如何制作进销存Excel表格进行仓库管理，与仓库软件有什么区别
2017-10-21 22:39:00 作者：zhouq 来源： 浏览次数：9875
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初始管理仓库的人员通常会考虑是否使用Excel管理仓库库存或者管理进销存账目，那么Excel管理库存与软件有什么区别，能否达到相应的管理效果，有哪些风险或需要注意的地方？
通过Excel进行仓库管理，首先看达到的要求：1,如果是静态物料台账，库存数量变化时，只能直接修改库存量，2，如果每次只记录变化量，库存数量自动变化，通常需要定义2个表，设定公式计算。
（1）单个Excel表格，通常只能进行一个静态的物料台账记录，也就是说，数量变化了，就到表格里边修改一下；这种方式管理库存，由于没有库存变化的历史记录，时间一长或者管理者换人，自己都不记得自己什么时候修改过，那绝对是一笔糊涂账，与之对比，绝大多数专业的仓库软件，物料的数量、金额、成本都是自动计算的，也就是说，我们记录的是每日的出入库流水，系统自动计算库存数量和成本的变化情况；
（2）那么，有些用户对Excel更熟悉一些，我们可以通过多个Excel表的关联公式，实现每天记录进出库记录，货品台账自动计算，这样是不是可以进行简单的仓库管理呢。需要留意，这样也存在几个不方便和不安全的地方：1，由于Excel过于开放，如果某天不小心误删误改了公式，数据将完全混乱，很难重新理清；2，Excel中录入模式由于缺少关联性和索引，录入效率大大低于专业仓库管理软件，同时操作出错的可能性更大（例如，由于没有信息提醒，物品编号输入错误导致库存变化张冠李戴，却根本没有人发现）；3，通常完整的仓库进销存管理，远远不止货品+出入库记录这两层管理，实际上，通常会有物品表，订单表，出入库单表，出入库明细表（一个单据包含多种物品的出入库），采购表，领用申请单，调拨单，盘点单，更可根据业务需求，衍生出金额结算单，物流信息，库位信息，批次及过期信息，生产领料及损耗信息......所以随着管理的深入，即使是Excel高手，也很难有效的维护系统正常运行；
（3）用Excel进行复杂的库存管理，最大的问题就是上面提到的Excel开放性问题，导致账面出错了，无从查找原因。即便顶级的Excel高手，解决了上述的问题，我们还会面临新的问题，Excel的容量和性能问题；2003及之前版本的Excel只能有65000多行，最新的Excel一个表也最多100万行，并且随着Excel行数的增加到一定量以后，打开速度和处理性能将急剧降低，即便你只是需要录入一笔今日的新单据，也必须忍受打开整个表格的过程，而且一个大的Excel表一旦操作错了无法补救，这简直就是越用越痛苦的过程，时间和人力成本的浪费已经远远超过一套基础的仓库系统的投入了；
（2）那么，有些用户对Excel更熟悉一些，我们可以通过多个Excel表的关联公式，实现每天记录进出库记录，货品台账自动计算，这样是不是可以进行简单的仓库管理呢。需要留意，这样也存在几个不方便和不安全的地方：1，由于Excel过于开放，如果某天不小心误删误改了公式，数据将完全混乱，很难重新理清；2，Excel中录入模式由于缺少关联性和索引，录入效率大大低于专业仓库管理软件，同时操作出错的可能性更大（例如，由于没有信息提醒，物品编号输入错误导致库存变化张冠李戴，却根本没有人发现）；3，通常完整的仓库进销存管理，远远不止货品+出入库记录这两层管理，实际上，通常会有物品表，订单表，出入库单表，出入库明细表（一个单据包含多种物品的出入库），采购表，领用申请单，调拨单，盘点单，更可根据业务需求，衍生出金额结算单，物流信息，库位信息，批次及过期信息，生产领料及损耗信息......所以随着管理的深入，即使是Excel高手，也很难有效的维护系统正常运行；
（3）用Excel进行复杂的库存管理，最大的问题就是上面提到的Excel开放性问题，导致账面出错了，无从查找原因。即便顶级的Excel高手，解决了上述的问题，我们还会面临新的问题，Excel的容量和性能问题；2003及之前版本的Excel只能有65000多行，最新的Excel一个表也最多100万行，并且随着Excel行数的增加到一定量以后，打开速度和处理性能将急剧降低，即便你只是需要录入一笔今日的新单据，也必须忍受打开整个表格的过程，而且一个大的Excel表一旦操作错了无法补救，这简直就是越用越痛苦的过程，时间和人力成本的浪费已经远远超过一套基础的仓库系统的投入了；
（4）解决了账面记录的问题，专业的仓库进销存软件还在分析统计方面远远超过Excel，各种常用的统计分析基本都可以直接完成，而且统计结果可以方便的与库存、明细进行比对，即便与自己需要的统计格式有一定差异，将系统生成的统计表导出Excel进行二次统计，效率和准确度都比自己从Excel中设置公式要简单很多;
（5）利用Excel来进行库存管理，还存在一个大的问题，就是多人协同的问题，部署某些Excel共享的软件虽然可以在小范围内解决，而一旦Excel中数据被误修改和误删除，根本没有日志记录，不能落实责任的信息共享是一种很糟糕的管理手段。与之对比，专业的仓库管理软件不仅能单机管理，局域网内联网，甚至还可以手机APP实时进行库存查询，申请，审核，出入库，盘点等操作，与电脑端实时数据同步。
从这些方面看，如果我们要用Excel表格把仓库管理好，人力投入、时间成本、长期运维成本核算下来，可能远远超过一套专业的仓库进销存管理软件的费用。
那么，如果我们要从Excel管理库存进销存进化到通过软件系统管理，那种产品适合我们呢？通常我们应该从这几个方面考虑：
（1）通常最基础的仓库进销存软件是单机或局域网中几台电脑使用的，这种适合小规模的用户或企业内部的简单仓库物资出入库管理，这方面，冠唐仓库管理软件提供了免费版，专业版，企业版（支持库位，批次，BOM组装，生产加工等高级应用场景）等选择；
（2）如果管理的协同性提高，例如，销售，生产，仓库管理员均需要实时进行库存查询，订单提交，领料申请，出入库执行，盘点等操作，那就适合APP+微信+电脑协同管理模式的《冠唐云仓库》、《冠唐云销售》一类的产品，这也是移动互联网与企业信息化结合的长期趋势。
（3）另外，我们也需要从应用场景选择适合自己需要的仓库进销存软件，是内部仓库，还是销售仓库
如果是偏重于简单的企业内部仓库管理，一般使用《冠唐云仓库》更合适，可以有适合内部管理的各种出入库，盘点，领用申请等功能；
如果是销售型企业，那《冠唐云销售》会更适合，这是一款全面的采购+销售订单+财务+库存+备料发货一体化的ERP类的进销存软件，适合多人协同，按流程进行订单提交->审核->备料->发货->确认，各个用户可以在电脑端或微信端执行各自的业务操作，库存自动进行锁定、扣减等操作，该版本的功能已经不再局限于直接的出入库操作。
（5）利用Excel来进行库存管理，还存在一个大的问题，就是多人协同的问题，部署某些Excel共享的软件虽然可以在小范围内解决，而一旦Excel中数据被误修改和误删除，根本没有日志记录，不能落实责任的信息共享是一种很糟糕的管理手段。与之对比，专业的仓库管理软件不仅能单机管理，局域网内联网，甚至还可以手机APP实时进行库存查询，申请，审核，出入库，盘点等操作，与电脑端实时数据同步。
从这些方面看，如果我们要用Excel表格把仓库管理好，人力投入、时间成本、长期运维成本核算下来，可能远远超过一套专业的仓库进销存管理软件的费用。
那么，如果我们要从Excel管理库存进销存进化到通过软件系统管理，那种产品适合我们呢？通常我们应该从这几个方面考虑：
（1）通常最基础的仓库进销存软件是单机或局域网中几台电脑使用的，这种适合小规模的用户或企业内部的简单仓库物资出入库管理，这方面，冠唐仓库管理软件提供了免费版，专业版，企业版（支持库位，批次，BOM组装，生产加工等高级应用场景）等选择；
（2）如果管理的协同性提高，例如，销售，生产，仓库管理员均需要实时进行库存查询，订单提交，领料申请，出入库执行，盘点等操作，那就适合APP+微信+电脑协同管理模式的《冠唐云仓库》、《冠唐云销售》一类的产品，这也是移动互联网与企业信息化结合的长期趋势。
（3）另外，我们也需要从应用场景选择适合自己需要的仓库进销存软件，是内部仓库，还是销售仓库
如果是偏重于简单的企业内部仓库管理，一般使用《冠唐云仓库》更合适，可以有适合内部管理的各种出入库，盘点，领用申请等功能；
如果是销售型企业，那《冠唐云销售》会更适合，这是一款全面的采购+销售订单+财务+库存+备料发货一体化的ERP类的进销存软件，适合多人协同，按流程进行订单提交->审核->备料->发货->确认，各个用户可以在电脑端或微信端执行各自的业务操作，库存自动进行锁定、扣减等操作，该版本的功能已经不再局限于直接的出入库操作。